必要な情報があればインターネットで検索することが当たり前になった今、ホームページが果たす役割は年々大きくなっています。業績を伸ばしていくためには、クオリティの高いホームページで消費者に商品・サービスの特徴、他社との違いをアピールすることは必要不可欠です。
専門知識がなくてもホームページを無料で作成できるツールの台頭により、自社のスタッフでホームページの制作や運用を賄う企業も増えています。しかし、無料で制作したホームページはどうしても他のWEBサイトと比較して見劣りしてしまうのも事実。自社のホームページに訪れたお客様を効率よく商品・サービスの問い合わせ・購入に繋げるためには、プロの視点から動線を意識した構造とデザインに沿って制作することが大切です。
とは言え、業者にホームページ制作を依頼するとなると何から手をつければ良いか、どのような点に注意すれば良いか分からない方も多いのではないでしょうか。そこで今回はホームページ制作を業者に委託する際のポイントをまとめてご紹介します。
目次
１．依頼するために準備すること
１－１. 目的・ターゲット
１－２．納期・予算
１－３．運用方針
１－４．可能であればRFPを用意する
２．依頼先を見極めるポイントは？
２－１．制作実績をチェックする
２－２．自社が求める内容が得意かどうか
２－３．担当者とのコミュニケーション
２－４．フォローの有無
２－５．見積りが分かりやすく適正であるか
２－６．複数の候補を比較する
３．まとめ
１．依頼するために準備すること
ホームページ制作やリニューアルを外部に委託する際には、前もって自社でもある程度の準備を整えておく事が重要です。要点をまとめておく事で委託先との連携がスムーズになり、納品されるホームページのクオリティを底上げできます。委託前に準備しておくポイントは、主に以下の通りです。
１－１. 目的・ターゲット
一口にホームページといっても、その用途は企業によって様々です。効果的に集客して消費者に興味を持ってもらうためには、前もってホームページの目的を決めておくことが大切です。例えばホームページから商品の問い合わせや購入に繋げたいにも関わらず、社風や企業理念についてアピールするホームページを作成しても効果は期待出来ません。ホームページによる訴求力を活かして採用活動を強化したいのであれば、商品やサービスの魅力ではなく社内環境や事業内容に重点を置くのが良いでしょう。
目的が決まったらホームページを見てもらいたいターゲット層を具体的に絞り込みます。採用目的のホームページを例にとって考えてみます。目的が採用を増やすためであってもメインとなる層が新卒から若手といった20代なのか、事業部長候補となる40代以降なのかでデザインの方向性は当然変わります。目的に加えてターゲット層も明確にしておけばホームページ制作会社がこちらが求めるデザインや方向性、機能を元に提案してくれます。
１－２．納期・予算
ホームページ制作やリニューアルを委託する際、予期せぬトラブルを未然に防ぐために納期と予算を決めて依頼先と共有しておく事も大切です。納期は自社のマーケティング戦略から逆算して、ホームページが必要となるタイミングを決めます。例えば年末のクリスマス商戦に合わせてホームページを展開したいのであれば、11月前半には納品して欲しいところです。あまりギリギリの納品になると自社でのチェックが追いつかないケースがあるので、ある程度余裕を持った納期を設定してください。ホームページ制作会社は同時に複数の案件を進行する事も珍しくありません。制作者が的確なスケジュールを組みやすくするためにも、出来るだけ具体的な納期を提示しましょう。
予算についても「50万円以内」といった具合に自社で用意出来る金額を明確にしておくのが望ましいです。ホームページの制作は依頼主の要望を反映させるオーダーメイドが基本となっています。そのため、具体的な予算が提示されていないとどこまで機能やデザインを実装出来るかを見積もる事が難しくなります。一般的には提示した予算をギリギリまで使い切る形で見積りが上がってくる事が多いので、そのつもりで予算を組むようにしてください。
１－３． 運用方針
ホームページは公開してそれで終わりではありません。公開後はコンテンツの更新や追加、セキュリティ管理などホームページを適切に運用していく業務が必要になります。ホームページ制作を委託する場合、この運用業務の有無に関しても前もって内容を決めておく事が重要です。
運用業務を委託するのであれば、基本的には毎月運用コストが発生します。予算を抑えたいのであれば自社内でスキルを持っている運用担当者を決めて賄うのも1つの選択肢です。大規模あるいは複雑な構造になっているホームページの場合は、運用にもある程度専門的な知識やスキルも必要になってくるので委託するのが無難です。また、運用に関してはどの程度までの業務を行って欲しいのかを明確にしておく必要があります。コンテンツの制作から更新まで全体的にサポートして欲しい、SEO対策だけお願いしたい、セキュリティ面の管理を任せたいなど、予算や社内の人材と相談しながら方針を決めてください。
１－４．可能であればRFPを用意する
ホームページの制作・リニューアルを委託するにあたっては、上記のようなポイントをRFPにまとめておくとより完成度の高いものに仕上がりやすくなりので、可能であれば準備しておくのがおすすめです。RFPとは日本語で「提案依頼書」と呼ばれるもので、発注者の意向をまとめて制作者と共有するための資料となっています。
RFPに細かい要望を記載することで、打ち合わせの際に制作者側とのコミュニケーションが円滑になり、認識の齟齬も減ります。また、社内の人間と情報や認識を共有するにも有効な資料となるため、委託先を選ぶ前にRFPを準備しておくと安心です。
２．依頼先を見極めるポイントは？
需要の高まりと共にホームページ制作を請け負う事業者は年々増えています。大手企業が手がけている場合もあれば、フリーランスの個人事業主が請け負っているケースもあるのです。千差万別の事業者から委託先を選ぶには、次のような点に注意してみてください。
２－１．制作実績をチェックする
委託先候補の信用度を推し量るには、まず制作実績をチェックしてみるのが有効です。実績が多ければ多いほど経験やノウハウが豊富である可能性が高いと言えます。ただし、この時に実績の「数」だけに注目してしまわないように注意してください。デザインは自社の雰囲気に合っているか、自社と同じ業界の企業ホームページの実績があるか、クオリティは十分であるかなど、実績として公開されているホームページの内容についても細かく見ておきましょう。
ホームページ制作会社によっては著作権の都合で制作実績を一部しか公開していない場合もありますので、詳しく実績を見たい場合は直接問い合わせてみてください。
２－２．自社が求める内容が得意かどうか
ホームページの制作者はそれぞれに得意分野が異なるため、自社が求める機能やデザインを得意としているかどうかも重要なポイントです。こちらも委託先候補に直接問い合わせてみるのも1つの手段ですが、委託先のバックグラウンドを目安にするという方法も業者選びの１つです。
例えばシステム会社はホームページ制作以外に予約管理や顧客管理などのシステム開発も得意としている傾向にあるため、高機能で他システムと連携が必要なホームページ制作に向いていると言えます。WEB制作会社はデザイン面と得意とするスタッフが多い傾向にあるため、インパクトのあるスタイリッシュなホームページが得意な傾向があります。企画会社がホームページ制作を請け負っている場合は、魅力的なコンテンツやイベントを提案してくれる可能性が高いので集客力が期待出来ます。
２－３．担当者とのコミュニケーション
自社が求める機能・デザインを正確に具現化してもらうためには、委託先の担当者と円滑にコミュニケーションを取る必要があります。こちらが求めている要望に対して親身になって考えてくれているかどうか、問い合わせした際の対応スピードなどはホームページ制作会社によって様々です。いくらその会社の実績が素晴らしくても担当者と馬が合わなければより良いホームページは制作できません。
他にも、打合せや電話した際の言葉遣いが気になる、やたらと専門用語を多く使いコミュニケーションが取りづらいといった場合は注意が必要です。ホームページ制作を依頼した場合はその後の運用や集客の支援もサポートしてもらうなど、長期的なお付き合いになることがほとんどです。金額の安さ、制作実績だけでなく担当者とのコミュニケーションがスムーズに且つ心地よく進むかどうかも業者選びの重要なポイントです。意外と見通しがちですがこちらのポイントも是非考慮してください。
２－４．フォローの有無
案件進行中やホームページ納品後のフォローが十分であるかどうかで、委託先の信用度は大きく左右されます。特に運用業務まで含めての委託を検討している場合には、アフターフォローの充実具合に着目して委託先を選ぶことも大切です。
納品されたホームページに対して複数回修正をお願いできる、運用時のトラブルに対処してもらえるなど、フォロー体制が整っていれば安心して発注する事が出来ます。料金プランやフォロー内容によっては有料になる場合もあるので、詳しくは担当者との商談時にしっかり確認しておきましょう。
２－５．見積りが分かりやすく適正であるか
委託先と正式に契約を結ぶ前には見積書を出してもらう事になりますが、内容については自社で精査する必要があります。見積内容にはどこまでの業務が含まれているのか、内容は分かりやすく整理されているか、余計なオプションは付帯されていないかどうかなど、適正な内容で見積りが出されているかを確認してください。
見積で分からない部分があれば委託先に問い合わせで見ることも大切です。内容によっては『この部分は必要ないので削除してほしい』など値段交渉できる場合もあります。
２－６．複数の候補を比較する
複数のホームページ制作会社に同じ内容を依頼したとしても、委託先によって提案内容や金額は異なります。また、複数の見積書を比較することである程度の相場を把握出来るのもポイントです。5，6社に依頼する必要はありませんが、最低2社、余裕があれば3社に見積を出してもらうことがおすすめです。
自社の目的や要望を正確に汲み取ってくれる委託先を見つけてください。
３．まとめ
ホームページを作るだけなら自社のスタッフで対応することも可能かもしれませんが、集客につながるホームページに仕上げるためには専門的な知識やスキルを持った事業者に依頼するのが効果的です。しかし「どこに頼んでも同じ」「丸投げしても良いものが出来上がる」という訳ではないので注意が必要です。
前もって目的・予算・納期などを明確にした上で、実装したい機能やデザインの方向性を可能な限り決めておきましょう。完成イメージに近いホームページがあればURLを控えておくと良いかと思います。制作実績や担当者の対応など、要所を押さえて信頼出来るパートナーを是非見つけてください。